Unified Communications in der Cloud – Luftschloss oder Wolke sieben?

Für eine Entscheidung zwischen Cloud-basierten Services im Bereich der Unified Communications (UC) und intern bereitgestellten Lösungen sollte immer die individuelle Unternehmenssituation ausschlaggebend sein – die Kunst besteht darin, akkurat die eigenen Bedürfnisse und Stärken zu identifizieren.

UC als externe Dienstleistung (UC in the Cloud)

Dem „wolkigen“ Trend der momentan stattfindenden Neugestaltung der IT-Landschaft folgend, erwägen mehr und mehr Unternehmen ihre Unternehmenskommunikation nach dem Prinzip der Unified Communications, kurz UC, neu zu ordnen. Zugleich wird nicht selten abgewogen, ob im Zuge dieser Umstellungen nicht auch Angebote externer Anbieter von UC-Dienstleistungen in Anspruch zu genommen werden sollten, um hohe Investitionen in eine eigene UC-Infrastruktur zu vermeiden. Grundsätzlich besteht für Neulinge in diesem Bereich also die Wahl gewünschte UC-Services entweder „on-site bzw. on premise“ (also vor Ort) oder „in the cloud“ (mittels externer Anbieter) zu betreiben. Die Vorteile extern angebotener UC-Systeme können primär von kleinen und mittelständischen Unternehmen, sowie von Unternehmen, die ein überregional verbreitetes Niederlassungsnetz betreiben voll ausgenutzt werden. Zu diesen Vorteilen zählen u.a.:

Geringe Investitionskosten sowie eine geringe Kapitalbindung im Unternehmen. Die Wahl externer UC-Lösungen verringert das Risiko und den Aufwand eines Investitionsvorhabens in eigene Hardware und Spezialisten.

Vorhersehbare, laufende Kosten. Monatlich anfallende Kosten für Wartung und Services sind fest kalkulierbar und ermöglichen dem Unternehmen wertvolle Planungssicherheit. Ebenso können je nach Bedarf leicht Kapazitätsänderungen vorgenommen werden.

Schneller Einstieg. Extern angebotene UC-Services ermöglichen eine umgehende Nutzung der neuen UC-Lösungen, da Vorlaufzeiten für den Kauf und die erste Einrichtung der Hardware entfallen.

Reduzierter Bedarf an IT-Fachpersonal. Durch den geringer ausgeprägten, technischen Wartungsaufwand kann sich das Unternehmen stärker auf seine eigentlichen Kernaufgaben beschränken und muss weniger Zeit mit administrativen Mühen vertun.

Konsolidierte Telekommunikationsabrechnungen. Cloud-basiertes UC ermöglicht Unternehmen Transparenz in die unter Umständen komplizierten Abrechnungsmodi unterschiedlicher Telekommunikationskanäle zu bringen. Womöglich über verschiedene Anbieter genutzte nationale und internationale Gesprächseinheiten, Internetkosten und andere Dienste werden bei der Nutzung von Cloud-Services zu einem Abrechnungsposten vereinfacht und somit übersichtlicher.

Reduziertes Risiko durch technische Neuerungen. In kaum einem anderen Bereich sind die große Chancen und das hohes Risiko durch technischen Fortschritt so immanent wie im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Meilensteine in der Kommunikationstechnologie. Während technischer Fortschritt an sich nicht aufzuhalten ist und ohnehin eher begrüßt werden muss, entledigt die Nutzung extern bereitgestellter UC-Lösungen das Unternehmen von dem Risiko technische Umstellungen und große Upgrades selbst vornehmen zu müssen.

Eigene UC vor Ort (UC on premise)

Trotz vieler Gründe, die für eine extern bereitgestellte UC-Lösung sprechen, gibt es je nach Ausprägung der spezifischen Anforderungen eines Unternehmens auch gute Gründe, die dafür sprechen, UC weiterhin oder zukünftig vor Ort (on premise) zu installieren, betreiben und auszubauen. Diese Gründe sind im Einzelnen:

Kontrollierbarkeit. Einige, vor allem große Unternehmen haben nicht nur eine Präferenz dafür in die eigene Telekommunikationsinfrastruktur investieren und diese zu administrieren, sondern verfügen auch aufgrund dieser Tradition über hervorragendes Know-How und entsprechende Kapazitäten innerhalb ihrer IT-Abteilungen, die so bedenkenlos mit der Implementierung eigener UC-Lösungen betraut werden können.

Investitionsstrategie. Die eigene strategische Investitionstätigkeit kann den zwar hohen Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur aber auch den geplanten zukünftigen Abschreibungen eben jener aufgebauten Vermögenspositionen zuträglich sein.

Besonderheiten im Geschäftsablauf. Das als zu hoch empfundene Risiko die Unternehmens-interne Kommunikation auch bei extern bedingten Ausfällen einzubüßen oder aber regulatorische Vorschriften (insbesondere im Finanzsektor), die einen besonderen Schutz sensibler Datenströme vorsehen, können je nach Branchenanforderungen vor Ort betriebene UC-Lösungen unabdingbar machen.

Größere Anpassbarkeit. Eigene Spezialisten haben nicht selten langjährige Erfahrung hinsichtlich der besonderen Erfordernisse des Unternehmens im Zusammenhang mit den Schnittstellen von Kommunikationsdienstleistungen und vorhandenen IT-Prozessen der Firma. UC-Lösungen, die vor Ort betrieben werden, bieten an diesen Schnittstellen unter Umständen umfassendere Möglichkeiten zur Anpassung und Abstimmung mit vorhandenen Systemen. Cloud-basierte UC-Anwendungen hingegen laufen Gefahr spezialisierten Bedürfnissen nicht vollständig gerecht werden zu können.

Einfluss auf die Upgrade-Planung. UC-Lösungen entfalten ihren Nutzen erst in enger Verzahnung mit den übrigen IT-Anwendungen des Unternehmens. Vor Ort bereitgestellte UC-Dienstleitungen ermöglichen durch eine vollständige zeitliche Kontrolle von Upgrade-Vorgängen eine bessere Abstimmung mit den Schnittstellen verbundener Programme oder der Notwendigkeit Mitarbeiter im Hinblick auf ausstehende Änderungen zu schulen.

Der Königsweg: Maßgeschneidert

Klar sollte sein, dass die Entscheidung für oder gegen eine Form der UC-Systemlösung in optimaler Passung zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen und im Hinblick auf den Kommunikationsbedarf des eigenen Unternehmens getroffen werden muss. Zu diesem Zweck sind konkrete Beratungen erforderlich, im Zuge derer Fragen in Bezug auf die spezifischen Bedürfnisse in punkto Ausfallsicherheit, Verfügbarkeit, Leistungsumfang und Schnittstellenbereitstellung erörtert werden.

Zudem muss diese Entscheidung nicht vollständig zugunsten der einen oder anderen Alternative ausfallen. Die hohe Flexibilität der möglichen Konzepte macht ebenso kombinierte Lösungen realisierbar. So könnten beispielsweise die Mitarbeiter der Firmenzentrale die vor Ort gehosteten UC-Systeme nutzen, während außenliegende Filialen oder mobil arbeitende Mitarbeiter über einer entsprechenden Cloud-Lösung indirekt mit der Zentrale verbunden sind.

Es gibt keine allgemeingültigen, richtigen oder falschen Antworten auf der Suche nach „der einen Lösung“ für UC-Konzepte. In der Tat ist es noch nicht einmal zwingend notwendig sich auf eine der beiden Extreme zu beschränken, wenn auch eine Kombination der beiden sich als effizient und nutzenstiftend für das Unternehmen sowie technisch realisierbar herausstellen sollte. Um sich dieser Entscheidung jedoch fundiert und in Abstimmung mit der eigenen IT-Strategie und der Erfordernisse der operativen Abläufe zu nähern, sollte frühzeitig ein Spezialist beratend in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden.

vor 2116 Tage von in UC-Grundlagen | Folge der Unterhaltung und abonniere den RSS-Feed.
Über den Autor

Hi, ich bin Link und Mitarbeiter bei nexweaver. Ich beantworte Ihnen hier Ihre Fragen rund um die Welt des Unified Communications & Collaboration. Meistens jedoch muss ich mich Bleeps Fragen & Wünschen stellen.

Kommentar schreiben